Czy można było przygotować swoją firmę na lockdown i jakie działania powinni podejmować obecnie przedsiębiorcy, o to zapytaliśmy Mikołaja Dramowicza z firmy DATAPAX.
Businessman Today: Panie Mikołaju, mija już ponad pół roku od rozpoczęcia pandemii, jak Pan ocena aktualny stan rynku?
Mikołaj Dramowicz: Świat produkcji zniósł całą sytuację całkiem dobrze. Nie tylko w Polsce, ale również za granicą firmy z obszaru przetwórstwa przemysłowego pracują na dosyć wysokich obrotach. Oczywiście przeżyliśmy okres szoku, wykorzystywaliśmy różne mechanizmy finansowe wspomagające nasze biznesy. Trzeba było też poradzić sobie emocjonalnie, odnaleźć się w sytuacji pracy zdalnej, obostrzeń i zaleceń dotyczących zdrowia. Wiele firm przyzwyczaiło się też do stosowania narzędzi internetowych, co jest niewątpliwym plusem w kontekście efektywności. Np. dla części firm mogło być zaskoczeniem, ile spraw można załatwić poprzez telekonferencję.
B.T.: Czy uważa Pan, że przedsiębiorcy mogli w pewien sposób przygotować się na nadejście lockdown’u? W jaki sposób?
M.D.: Osobiście znam kilka firm, które miało przygotowane scenariusze na wypadek pandemii. Są to jednak wyjątki, duże firmy które stać na przygotowanie i utrzymanie działów kryzysowych, które po prostu wdrożyły wcześniej przygotowane procedury. Dla reszty firm był to test na elastyczność. I tutaj z pomocą wbrew pozorom przychodzą standardy pracy. Jeśli w Państwa firmie jest zrozumienie co i jak się wykonuje, to o wiele prościej wprowadzić w taki schemat zmiany. Trochę jak obsługa zwrotnicy. Jeśli wiadomo kto, kiedy i jak zmienia tor jazdy, to dużo prościej taki skręt wykonać. Gorzej, jeśli ciągle gasimy pożary i kilka osób na raz ciągnie zwrotnicę w przeciwnych kierunkach. O to mi właśnie chodzi mówiąc o standardach. Nie o kierunek jazdy, ale o efektywny sposób zmiany kierunku. Dla zainteresowanych szczegółami polecam sprawdzenie metody OODA.
Dodatkowym wsparciem był też poziom cyfryzacji przedsiębiorstw. Choć główną motywacją do cyfryzacji przedsiębiorstw jest wzrost efektywności, to te firmy, które podjęły temat przed pandemią miały znacznie łatwiej. Były lepiej przygotowane i nie musiały nadganiać. Miały po prostu informacje pod ręką oraz narzędzia do podejmowania i realizacji decyzji w formie on-line.
B.T.: W jakie rozwiązania inwestują teraz firmy, by jeszcze bardziej usprawnić procesy przemysłowe?
M.D.: Wielu polskich przedsiębiorców wdraża i przygotowuje się do wdrożenia zintegrowanych systemów zarządzania, tzw. ERP. Jest to duży i ważny krok w rozwoju firm, który obejmuje praktycznie większość aspektów prowadzenia biznesu. W pewnym sensie jest to przeskok z zarządzania za pomocą arkuszy kalkulacyjnych. Niestety pomimo wielu wdrożeń na rynku obserwujemy wciąż powtarzające się błędy w przygotowaniu, które potem odbijają się na kosztach, terminach oraz wprowadzają nerwową atmosferę. A można łatwo tego uniknąć korzystając z istniejących dobrych praktyk.
Kolejne narzędzia to automatyzacja i robotyzacja, które dodatkowo napędza sytuacja geopolityczna. Chodzi mi o brak pracowników oraz różnego rodzaju inicjatywy ze strony rządu, jak ulga na roboty. Jest to powiązane z kilkuletnią tzw. strategią produktywności. Zakładam, że zobaczymy więcej inicjatyw, których celem będzie stymulacja automatyzacji i cyfryzacji firm.
Najciekawsze jest to, że coraz więcej rozwiązań zarówno z zakresu automatyzacji, jak i systemów informatycznych staje się tańszych, prostszych we wdrożeniu i obsłudze. Można w 2 dni zamontować czujniki i czerpać korzyści z pierwszych wdrożeń Internetu Rzeczy. Można skorzystać z systemów do zarządzania produkcją on-line, które są gotowe do użycia po szybkiej i prostej konfiguracji. Czy też skorzystać z naszej platformy dpx, która łączy firmy szukające metod na poprawę efektywności z dostawcami usług automatyzacji, optymalizacji i systemów IT i to bez wychodzenia z biura, czy z domu.
B.T.: Wiele firm przeszło w tym czasie na pracę zdalną. W jaki sposób pracodawca może kontrolować pracę swojego pracownika, czy są na to skuteczne metody?
M.D.: Metod jest sporo. Od rejestracji godzin i raportowania na poszczególne zadania, przez nakładki rejestrujące ile czasu spędzamy w poszczególnych programach, po podgląd na żywo tego, co się dzieje na monitorach. Ale to są tylko narzędzia, które do tego mogą tworzyć poczucie inwigilacji i nadmiernej kontroli. Uważam, że dużo ważniejsza jest metoda określania celów i sposobów monitorowania ich realizacji. W ten sposób specjaliści mają więcej swobody w obszarach, w których właśnie są specjalistami. Realizują cel bez oka wielkiego brata. Dobrym połączeniem będzie wskazanie celów oraz regularne omawianie podsumowania godzin (np. cotygodniowe lub comiesięczne) zużytych na dane zadanie. Rolą szefa w takiej sytuacji jest umiejętne zadawanie pytań. Z raportu wynika, na co „zjada” się najwięcej godzin. Wspólnie z pracownikiem można wypracować ulepszenia. Ważny jest otwarty dialog, wspólne szukanie rozwiązań, stworzenie klimatu do popełniania błędów, z których się wyciąga wnioski. A do tego jest potrzebny pierwiastek, którego widzę w firmach za mało, czyli zaufanie. I to w obie strony.
B.T.: Czy uważa Pan, że firmy wyciągnęły pewną lekcję z pandemii i na przyszłość będą postępować inaczej?
M.D.: Nie sądzę. Oczywiście pandemia to sytuacja wyjątkowa, wypychająca nas w stronę cyfrowego zarządzania i to się już zmieniło i będzie postępować. W dalszym ciągu jednak nie patrzymy długodystansowo i jako gospodarka tworzymy produkty o zaniżonej jakości, negatywnie wpływające na zdrowie nasze i naszych bliskich. Ale interes się kręci. Nie dziwię się temu. Jeśli jako biznes spróbujemy innej drogi, prawdopodobnie czeka nas bankructwo. Być może, jeśli nie utoniemy w morzu biurokracji, skierujemy się w stronę tzw. gospodarki cyrkulacyjnej, ograniczającej zużycie zasobów. Temat schodzi jednak głębiej niż produkcja, bo dotyka naszych wartości oraz braku świadomości wpływu naszych działań na przyszłość. Na pewno jest to problem naszych czasów, któremu poświęcamy zbyt mało uwagi.
B.T.: Jakie teraz należy podejmować działania by móc zabezpieczyć swoją firmę w przyszłości przed podobnymi sytuacjami?
M.D.: Krótkookresowo podążać w stronę cyfryzacji i zwiększania elastyczności. Co ważne, możemy wykorzystać sprawdzone sposoby na elastyczne działanie, o których wspominałem wcześniej. Długodystansowo polecam każdemu zadać sobie dwa pytania. Jaki problem rozwiązuje moja firma? Dlaczego to jest ważne? To są pytania, które mogą pomóc ustalić kierunek na lata, nawet dekady. Mając taki drogowskaz dużo prostsze staje się dopasowanie posiadanych zasobów do zaistniałej sytuacji. I z takiej perspektywy pandemia 2020 to tylko jedno z wielu wydarzeń w historii firmy.
B.T.: Dziękujemy za rozmowę!
