Nowe obowiązki, które musi znać pracodawca – ustawa o sygnalistach

Pracodawców w Polsce już za chwilę czekają nowe obowiązki – do 17 grudnia mają zostać wdrożone przepisy unijnej dyrektywy dotyczące sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa. Do tej daty Parlament powinien uchwalić ustawę o ochronie sygnalistów. Po jej uchwaleniu polscy pracodawcy będą mieli kilka tygodni na jej wdrożenie. Czasu jest zatem niewiele, aby dobrze przygotować się do zmian. Za ich brak przewidziane są sankcje karne.

Ustawa o ochronie sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia prawa, będzie kierowana do wszystkich pracodawców, zarówno prywatnych, jak i publicznych. Sygnalistą może zostać każdy mający wiedzę o naruszeniu prawa w swoim środowisku zawodowym. Jeżeli taka osoba dostrzega przekraczanie przepisów określonych obszarów prawa, może zgłosić wykroczenie, korzystając
z jednej z trzech możliwości (1) bezpośrednio informując pracodawcę (jest to tzw. zgłoszenie wewnętrzne) lub (2) w ramach tzw. zgłoszenia zewnętrznego skierowanego do organów publicznych, np. Rzecznika Praw Obywatelskich, lub (3) skorzystać z tzw. ujawnienia publicznego, czyli w dowolny sposób do nieoznaczonego kręgu odbiorców (np. poprzez mass media czy kanały społecznościowe). Celem ustawy jest ochrona osób zgłaszających naruszenie prawa.

Najważniejsze postanowienia i obowiązki

Ustawa będzie skierowana jest do wszystkich polskich pracodawców zatrudniających powyżej
249 pracowników, a po okresie przejściowym, czyli od 17 grudnia 2023 r. także do tych zatrudniających od 50 osób. W sektorze publicznym od razu skierowana będzie do pracodawców zatrudniających od 50 pracowników. Nakłada ona obowiązek przyjęcia regulaminu zgłoszeń naruszania prawa, utworzenie kanałów zgłoszeń, prowadzenie rejestru zgłoszeń i prowadzenia tzw. działań następczych poprzez uruchomienie procedur wyjaśniających i dochodzeń wewnętrznych. Naruszenia prawa mogą dotyczyć takich dziedzin, jak: bezpieczeństwo transportu, ochrona środowiska, ochrona danych osobowych, zdrowie publiczne, bezpieczeństwo żywności czy ochrona konsumentów. Pracodawca mogą też przyjąć w wewnętrznych regulacjach, że naruszenie prawa może dotyczyć innych dziedzin prawa, aniżeli te wymienione w ustawie, np. mobbingu, dyskryminacji czy łapówkarstwa.

Ustawa przewiduje trzy kanały zgłoszeń. Pierwszym jest ten wewnętrzny – donosimy do pracodawcy, gdzie jesteśmy zatrudnieni. Drugim jest kanał zewnętrzny, czyli informujemy organ publiczny, np. Komisję Nadzoru Finansowego, czy Rzecznika Praw Obywatelskich. Trzecim sposobem ujawnienia jest publiczne poinformowanie, np. na jakimś forum internetowym czy w wywiadzie radiowym. I ustawa,
i dyrektywa zachęcają, aby zgłoszenia w pierwszej kolejności odbywały się wewnętrznie. Obowiązkiem pracodawcy wynikającym z ustawy jest wcielenie w życie odpowiedniego kanału

zgłoszeń wewnętrznych. Samo zgłoszenie może być w formie ustnej, pisemnej (np. dedykowany
e-mail) czy za pomocą specjalnie przygotowanego formularza. W regulaminie musi być zawarte także to od kogo (kto może być sygnalistą) i przez kogo przyjmowane będą zawiadomienia – informuje mecenas Artur Rycak, Prawnik Zarządzający w Kancelarii Rycak.

Na czym polega ochrona sygnalistów?

Przede wszystkim pracodawca nie może podejmować tzw. działań odwetowych (np. zwolnić pracownika lub wstrzymać jego awans ze względu na to, że zgłosił naruszenie prawa). Ponadto pracodawca ma obowiązek zapewnić poufność danych osoby zgłaszającej.

Nie możemy np. zwolnić pracownika dlatego, że informuje o jakimś naruszeniu. Gdyby jednak do tego doszło, ma on prawo do odszkodowania. Ponadto sygnalista ma zapewnioną anonimowość, czyli pracodawca informację ma przetwarzać takim kanałem, aby nikt inny nie wiedział, kto zgłosił dane naruszenie. Osoby, które będą zajmowały się przyjmowaniem zgłoszeń, będą musiały mieć pisemne upoważnienia do obsługi takich zawiadomień – wyjaśnia mecenas Artur Rycak.

Sankcje za brak wdrożenia przepisów

Ustawodawca przewidział sankcje karne za niedostosowanie się do nowych przepisów. Za brak wdrożenia dyrektywy, w tym niewprowadzenie regulacji wewnętrznych (brak kanału komunikacji, czy regulaminu zgłoszeń) przewidziane są kary grzywny, a nawet pozbawienia wolności. Dotyczy to także działań odwetowych, uniemożliwienia przekazania informacji o naruszeniu prawa, czy ujawnieniu danych osoby zgłaszającej.

A co w sytuacji, gdy pracownik doniesie na pracodawcę w złej wierze? Ustawa i za to przewiduje sankcje karne. Jeśli pracownik obawiający się np. zwolnienia złoży fałszywe powiadomienie
o naruszeniu prawa, do którego nie doszło – poniesie odpowiedzialność karną – wyjaśnia mecenas Artur Rycak.

Pracodawcy oczekują obecnie na uchwalenie ustawy. Po jej opublikowaniu będą mieli bardzo mało czasu na jej wdrożenie, zatem już teraz działy compliance i działy prawne w spółkach powinny podjąć niezwłocznie działania przygotowujące organizację do wdrożenia nowych rozwiązań.

Czasu jest bardzo mało.