„Ryzyko pochodzi z niewiedzy, co się naprawdę robi“ – powiedział Warren Buffet i jest w tym sporo prawdy.
Czym jest Zarządzanie Ryzykiem?
Zarządzanie ryzykiem to proces identyfikacji, analizy i reagowania na czynniki ryzyka przez czas trwania w organizacji każdego projektu, tak aby jak najlepiej osiągnąć założone cele. Właściwe zarządzanie ryzykiem zakłada kontrolę ewentualnych przyszłych zdarzeń i jest procesem proaktywnym, a nie reaktywnym. Oznacza to, że należy przygotować się na ryzyko i reagować w momencie wystąpienia jego pierwszych objawów, mając wcześniej przygotowany plan awaryjny. Zarządzanie reaktywne powoduje nieprzemyślane działania i opiera się o dużo bardziej kosztowne zarządzanie kryzysowe. Właściwe zarządzanie ryzykiem nie tylko zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia zdarzenia, ale także wielkość jej wpływu.
Systemy Zarządzania Ryzykiem
Systemy zarządzania ryzykiem mają na celu coś więcej niż tylko identyfikację ryzyka. System w przedsiębiorstwie powinien również oszacować ryzyko i przewidzieć jego wpływu na projekt. Takie działanie pozwoli nam ocenić czy ryzyko jest dopuszczalne czy niedopuszczalne. Akceptacja lub brak akceptacji ryzyka jest zwykle zależna od poziomu tolerancji kierownika projektu na ryzyko. Jeśli zarządzanie ryzykiem jest ustawione jako ciągły, zdyscyplinowany proces identyfikacji i rozwiązywania problemów, system łatwo dopasuje się do innych systemów w organizacji i powinien obejmować organizację, planowanie, budżetowanie i kontrolę kosztów. Ilość nieprzewidzianych zdarzeń będzie dużo mniejsza, co jest wynikiem wprowadzenia działań proaktywnych zamiast reaktywnych.
Zarządzanie Ryzykiem jako Proces Ciągły
Proces zarządzania ryzykiem warto zacząć od zidentyfikowania przez zespół projektowy wszystkich możliwych zagrożeń, które mogłyby mieć wpływ na powodzenie projektu oraz wybranie tych, które są najbardziej prawdopodobne. Zespół powinien opierać swoją ocenę na dotychczasowych doświadczeniach w zakresie prawdopodobieństwa wystąpienia pewnych zdarzeń, a także swoich przeczuć, wniosków, danych historycznych.
Na początku projektu ryzyko zawsze jest większe niż w trakcie jego realizacji czy fazy końcowej. Dlatego też, zarządzanie ryzykiem powinno być wprowadzone od początku cyklu życia projektu, a także monitorować jego dalszy przebieg.
Istotne jest to, że niewiedza i prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka są na ogół stosunkowo wysokie na początku projektu, podczas jego planowania, ale ze względu na stosunkowo niski poziom poniesionych inwestycji, wartość zagrożenia pozostaje na niskim poziomie. Przeciwnie jest w trakcie realizacji projektu, wtedy to ryzyko stopniowo spada, gdyż wcześniejsze niewiadome zaczynają być znane, jednak w tym samym czasie wartość ryzyka stale rośnie, gdyż niezbędne zasoby są inwestowane w celu realizacji kolejnych faz projektu.
Punktem krytycznym jest to, że zarządzanie ryzykiem powinno być procesem ciągłym i być wdrożone zarówno na samym początku projektu, jak i przez cały okres jego realizacji. Przykładowo, jeżeli czas trwania danego projektu oszacowano na 3 miesiące, ocena ryzyka powinna zostać wykonana przy najmniej na koniec miesiąca 1 i miesiąca 2. Na każdym etapie życia projektu, nowe zagrożenia zostają zidentyfikowane, ocenione i odpowiednio zarządzane.
Reakcja na Ryzyko
Reakcja na ryzyko zazwyczaj obejmuje:
– Unikanie – eliminację szczególnych zagrożeń, zwykle poprzez wyeliminowanie przyczyny,
– Ograniczenie – zmniejszenie oczekiwanej wartości ryzyka, poprzez zmniejszenie prawdopodobieństwa jego wystąpienia,
– Akceptację – zaakceptowanie konsekwencji ryzyka. Często może być to zrealizowane poprzez opracowanie planu awaryjnego w przypadku wystąpienia ryzyka.
Podczas opracowywania planów awaryjnych, zespół projektowy angażuje się w proces rozwiązywania problemów. Efektem końcowym ma być plan, który można zaimplementować natychmiastowo. Plany awaryjne przyczynią się do szybkiej reakcji na pojawiające się problemy i pomyślnego zakończenia projektu.
Dlaczego warto Zarządzać Ryzykiem?
Celem zarządzania ryzykiem jest:
– Określenie ewentualnych zagrożeń,
– Zmniejszenie lub przemieszczenie ryzyka,
– Zapewnienie podstaw do lepszego podejmowania decyzji w odniesieniu do wszystkich ryzyk,
– Planowanie.
Ocena i zarządzanie ryzykiem jest najlepszą bronią przed katastrofami projektu. Oceniając swój plan odnośnie potencjalnych problemów i opracowanie strategii w celu ich rozwiązania, możemy zwiększyć swoje szanse na sukces projektu.
Dodatkowo, ciągłe zarządzanie ryzykiem pozwoli:
– Upewnić się, że dużej wagi ryzyka są agresywnie zarządzane i eliminowane,
– Zapewnić zarządzanie na wszystkich szczeblach, uwzględniając kwestie kluczowe dla sukcesu projektu.
Pamiętajmy – Jeśli nie zaatakuje się ryzyka aktywnie, ryzyko aktywnie zaatakuje nas!
Jak prowadzić Zarządzanie Ryzykiem
Najpierw musimy spojrzeć na różne źródła powstawania ryzyka. Istnieje wiele czynników, a lista ta nie powinna być ograniczona, a raczej być przewodnikiem do rozpoczęcia burzy mózgów w celu identyfikacji wszystkich źródeł zagrożeń.
Różne źródła ryzyka mogą obejmować:
Źródła Ryzyka związane z Zarządzaniem Projektem
- Najwyższe kierownictwo nie określa działań jako ‘projekt’
- Zbyt wiele projektów dzieje się w jednym czasie
- Brak fazy planowania
- Brak jednej osoby odpowiedzialnej za cały projekt
- Słaba kontrola zmian projektowych
- Problemy z członkami zespołu
- Słaba kontrola zmian klientów
- Niewłaściwa osoba przypisany jako kierownik projektu
- Brak zintegrowanego planowania i kontroli
- Zbyt dużo zadań przydzielonych do zasobów organizacji
- Nierealistyczne planowanie i harmonogramowanie
- Sprzeczne priorytety projektu
- Słabo zorganizowane biuro projektowe
Zewnętrzne Źródła Ryzyka
- Nieprzewidywalne (nieprzewidziane wymogi regulacyjne, klęski żywiołowe, wandalizm, sabotaż lub nieprzewidziane skutki uboczne),
- Przewidywalne (ryzyko rynkowe i operacyjne, społeczne, środowiskowe, inflacja, wahania kursów walut, media),
- Techniczne (zmiany technologiczne, zagrożenia wynikające z procesu projektowania),
- Prawne (naruszanie znaków towarowych i licencji, pozwania za naruszenie umowy, problem siły roboczej lub miejsca pracy, postępowanie sądowe z powodu prawa deliktów, prawodawstwo).
Proces Analizy Ryzyka
Procesu analizy ryzyka jest zasadniczo procesem rozwiązywania problemu jakości. Narzędzia jakości i oceny są używane do zidentyfikowania i nadania priorytetów ryzykom dla oceny ich wielkości i wpływu.
Proces analizy ryzyka jest stosunkowo prosty do wprowadzenia w organizacji i składa się z 4 etapów:
- Identyfikacja ryzyka – identyfikacja potencjalnych źródeł zagrożenia, ich ocena podział i ustalenie priorytetów
- Ocena ryzyka – identyfikacja przyczyn oraz ewentualnych skutków wystąpienia zagrożeń
- Opracowanie Odpowiedzi na Ryzyko – ustalenie możliwych sposobów wyeliminowania i zarządzania ryzykiem
- Opracowanie Planów Awaryjnych i Środków Zapobiegawczych Ryzykom
Ryzyka nie da się uniknąć
Ryzyko występuje we wszystkich aspektach działalności biznesowej i jest wpisane w życie. Dlatego też do działań często chaotycznych, zmiennych i niepewnych, warto wprowadzić usystematyzowane metody zarządzania ryzykiem.
Read it in english version: http://www.businessmantoday.us/risk-management-what-why-how/
