Sposoby na zaległości w pracy

Ostatnie miesiące roku to czas nadrabiania zaległości. Z obserwacji wzmożonego ruchu na ulicach można wywnioskować, że to właśnie teraz najwięcej pracujemy, domykamy tematy, spieszymy się, by „dowieźć” tegoroczne projekty do mety i nadrobić zaległości.  Czy da się w ogóle uniknąć tej gorączki końca roku? 

Jeśli zarówno pracownicy, jak i pracodawcy zadbają o odpowiednią organizację pracy, planowanie i ustalanie priorytetów, jest szansa na spokojniejsze zakończenie roku – uważa Agata Woźniak-Jakubiec z HR Quality, firmy rekrutacyjnej. Z obserwacji ekspertki wynika, że Polacy, choć są oceniani jako kompetentni i zaangażowani pracownicy, wciąż sporo narzekają na swoją pracę i mają do niej zróżnicowany stosunek, uzależniony od warunków finansowych i komfortu, w jakim pracują. Na pracę nie narzekamy, jeżeli mamy satysfakcję z tego, co robimy i jesteśmy doceniani przez przełożonych – mówi ekspertka z HR Quality. Dzieje się to wtedy, gdy mamy przyjazne relacje ze współpracownikami i przełożonymi, poczucie stabilności zatrudnienia, możliwości rozwoju zawodowego i czas na realizację zadań na najwyższym poziomie i w zgodzie z naszymi kompetencjami. Na zadowolenie wpływają również działania pracodawców, takie jak zapewnienie narzędzi pracy czy jasne procedury. W takim układzie mamy szansę na uniknięcie zaległości i komfortowe zakończenia wszystkich projektów w danym roku.

Zaległości w pracy mogą wynikać z różnych przyczyn, które często mają charakter zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny. Jednym z powodów jest brak efektywnego planowania i organizacji, pokłosie stawiania niejasnych priorytetów, zmagania się z wyzwaniem wykonania zbyt wielu zadań w zbyt krótkim czasie oraz zapominaniu o tworzeniu harmonogramów lub list zadań. Niejasne instrukcje od przełożonych, czy brak informacji zwrotnych lub złe przekazywanie informacji w zespole skutkują problemami w komunikacji i wywołują nieporozumienia. Poprawa komunikacji to zadanie dla obu stron: zarówno pracowników jak i liderów zespołów. Podobnie rzecz się ma z nadmiarem tzw. pracy administracyjnej – w wielu miejscach wymaga się przesadnego raportowania lub biurokratyzacji, a także nie stosuje się narzędzi do automatyzacji, która minimalizuje wykonywanie powtarzalnych czynności przez pracowników.

Przeciążenie obowiązkami wynika też z nadmiernej liczby zadań przypisanych jednej osobie oraz braku odpowiedniego podziału pracy w zespole. Natłok obowiązków i presja czasu mogą utrudniać skuteczne planowanie. Inne powody zaległości, które próbujemy nadgonić to prokrastynacja czyli odkładanie trudnych lub nieprzyjemnych zadań na później oraz tendencja do zajmowania się mniej ważnymi sprawami. Zakłócenia i przerwy w pracy również mogą stanowić wyzwanie – na przykład zbyt częste telefony, e-maile, spotkania lub nagłe sprawy, które utrudniają koncentrację na zadaniach, wymagających pełnej uwagi. Bywa też, że brakuje nam odpowiednich narzędzi lub zasobów – niekompetentni pracownicy, którzy nie radzą sobie z zadaniami ze względu na niewystarczającą wiedzę lub umiejętności – z pewnością generują zaległości, podobnie jak problemy techniczne, np. wolne działanie systemów komputerowych. W takich sytuacjach kluczowe może być wsparcie w rozwijaniu umiejętności planowania oraz wypracowanie strategii radzenia sobie z rozpraszaczami oraz wdrożenie odpowiednich narzędzi.

Oczywiście zdarza się, że pracujemy w miejscu, gdzie liczba zadań znacząco przewyższa dostępny czas – w takich sytuacjach trudno sprostać wszystkim oczekiwaniom, zwłaszcza przy napiętych terminach i dużej presji – mówi Agata Woźniak-Jakubiec.  Czasami wyzwaniem może być skuteczne ustalanie priorytetów, uporządkowanie zadań lub stworzenie hierarchii celów do osiągnięcia. W wielu
 przypadkach wpadamy w pułapkę tzw. „bieżączki”, gdzie codzienne sprawy pochłaniają znaczną część naszej uwagi. Zdarza się również, że wpadamy w pułapkę prokrastynacji i odkładamy bardziej złożone lub wymagające zadania na później albo priorytetyzujemy mniej znaczące sprawy. Ważne jest,
aby w takich sytuacjach poszukiwać narzędzi i metod, które ułatwiają planowanie i organizację pracy, co może pomóc w skutecznym radzeniu sobie z tymi wyzwaniami.

Wpadamy też w pułapką perfekcjonizmu – jeśli chcemy zrobić dane zadanie na jak najwyższym poziomie – możemy zbyt długo skupiać swoją uwagę na danej sprawie, zaniedbując tym samym inne. Ponadto jesteśmy podatni na rozpraszacze – robimy sobie nadprogramowe przerwy na kawę, zbyt często odrywamy się od pracy, by poplotkować ze współpracownikami i niepotrzebnie sprawdzamy maile zamiast się skupić na realizacji zadań.

Ekspertka HR Quality zauważa, że w dzisiejszych czasach pułapką może być też praca zdalna, która, choć ułatwia kwestie organizacyjne, umożliwiając pracę z różnych miejsc, może dostarczać wrażenia, że pracujemy „non stop”. Praca „po godzinach” na dłuższą metę wywołuje frustrację – uważa Agata Woźniak-Jakubiec. Gdy jesteśmy zmęczeni, ulegamy dekoncentracji i tym samym generujemy coraz więcej zaległości.

Na mnożenie się zaległości mają też wpływ czynniki zewnętrzne – np. nagłe zmiany w projekcielub nieprzewidziane okoliczności, a także tzw. „wąskie gardła”, skutkujące opóźnieniami np. w uzyskaniu akceptacji dla dalszego biegu sprawy od innych działów lub partnerów zewnętrznych. Inne elementy zewnętrzne to „samo życie” – czyli nieprzewidziane sytuacje osobiste – problemy prywatne i choroby, generujące stres i obniżające produktywność, czy momenty przełomowe w życiu, np. pojawienie się nowego członka rodziny, przeprowadzka, itp., które mogą wybić nas z rytmu i zdekoncentrować na tyle skutecznie, że stracimy umiejętność płynnego „dowożenia” spraw do brzegu.

Jak ograniczyć zaległości w pracy?

• Planowanie – wyznaczaj priorytety i ustal realistyczne terminy zgodnie ze swoimi preferencjami (zrób, jak wolisz – wykonaj trudne zadania na początku lub rozgrzej się przy łatwiejszych)
• Zarządzanie czasem – stosuj popularne techniki zwiększania efektywności pracy i zarządzania czasem – np. metodę Pomodoro i zasadę Pareto
• Automatyzacja – wykorzystuj narzędzia wspierające efektywność (np. kalendarze, programy do zarządzania projektami)
• Delegowanie zadań – angażuj innych w realizację mniej kluczowych zadań – realizację
  projektów zawsze przyspiesza praca zespołowa w atmosferze współpracy i wzajemnej motywacji
• Eliminacja rozpraszaczy – twórz blokery czasowe na zadania wymagające skupienia
• Komunikacja otwarta i asertywność – rozmawiaj z przełożonymi o tym, czym się zajmujesz, dziel się obawami w razie otrzymania niespodziewanych zadań, informuj o swoich obawach i ustalaj realny czas, w którym możesz wykonać polecenia.